“Nhân viên của tôi không chủ động.”
“Giao việc rồi vẫn phải nhắc.”
“Tôi nói mãi mà đội ngũ không hiểu.”
“Không có tôi là mọi việc đứng lại.”

Đây là bốn câu nói mà hơn 90% chủ doanh nghiệp và quản lý đều thừa nhận. Phần lớn cho rằng nguyên nhân đến từ nhân viên: thiếu trách nhiệm, lười biếng, thụ động. Nhưng khi phân tích thực tế tại hàng trăm doanh nghiệp, sự thật lại hoàn toàn ngược lại:

Đội ngũ không chủ động không phải lỗi của nhân viên, mà là hệ quả của hệ thống yếu và năng lực dẫn dắt chưa đúng của lãnh đạo.

Bài viết này phân tích sâu gốc rễ vấn đề, lý giải vì sao tình trạng “bị động” lặp đi lặp lại và cách doanh nghiệp có thể chuyển hóa đội ngũ thành chủ động – tự vận hành – có chuẩn.

Vì sao 90% doanh nghiệp đều gặp tình trạng đội ngũ thiếu chủ động?

1. Lãnh đạo thiếu năng lực coaching – chỉ đạo thì nhiều, dẫn dắt thì ít

Đa số lãnh đạo hiện nay quen với cách “giao – làm – báo cáo” hơn là coaching. Nhưng để nhân viên chủ động, coaching đóng vai trò quyết định vì nó giúp họ:

• Tư duy tốt hơn

• Tự tìm giải pháp

• Hiểu gốc rễ vấn đề

• Phát triển năng lực dài hạn

Tuy nhiên, đa phần lãnh đạo:

• Giao việc rồi chờ kết quả

• Nhân viên làm sai thì mắng

• Làm không đạt thì làm thay

• Sau đó lại trách nhân viên không chủ động

Không có coaching → không có phát triển tư duy → không thể có đội ngũ chủ động.

Ví dụ thực tế (ẩn danh):
Một công ty dịch vụ đào tạo với 40 nhân sự liên tục gặp tình trạng nhân viên hỏi lại những việc nhỏ. Sau quá trình huấn luyện kỹ năng coaching cho quản lý, chỉ sau 6 tuần, tần suất hỏi lại giảm hơn 70%. Nhân viên chủ động đề xuất giải pháp thay vì chờ hướng dẫn.

2. Giao việc không rõ ràng, thiếu phương pháp

Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra sự bị động. Hầu hết doanh nghiệp giao việc theo ba kiểu:

• Giao bằng miệng, không có văn bản

• Giao theo cảm tính, không có mục tiêu – tiêu chuẩn

• Giao xong bỏ mặc, không check-in định kỳ

Khi giao việc không rõ ràng, nhân sự không thể chủ động vì họ không biết:

• Làm gì?

• Làm như thế nào?

• Làm đến đâu là đạt?

• Mức kỳ vọng cụ thể?

Nhân viên làm sai không phải do kém, mà do không hiểu rõ mặt kỳ vọng.

3. Thiếu hệ thống định hướng nhận thức – không có chuẩn để bám vào

Một đội ngũ chủ động cần có:

• Chuẩn mực hành vi

• Chuẩn chất lượng công việc

• Chuẩn trong giải quyết vấn đề

• Quy tắc ra quyết định

Nhưng 90% doanh nghiệp vận hành dựa vào thói quen và kinh nghiệm cá nhân. Không có chuẩn → nhân viên không biết điều gì đúng → chọn cách an toàn nhất là… hỏi sếp.

4. Nhân sự làm việc theo thói quen cá nhân – mạnh ai nấy làm, không có hệ thống

Khi thiếu SOP, KPI, mô tả công việc hay quy trình chuẩn, nhân viên:

• Tự hiểu theo cách riêng

• Tự làm theo thói quen

• Không rõ trách nhiệm cuối cùng thuộc về ai

• Khó kiểm soát chất lượng

Kết quả là đội ngũ phụ thuộc hoàn toàn vào lãnh đạo. Khi hệ thống không có chuẩn, chủ động gần như là điều không thể.

Gốc rễ thật sự nằm ở đâu?

Lỗi không ở nhân viên – lỗi nằm ở hệ thống và năng lực dẫn dắt

Trong 87 doanh nghiệp SMEs được khảo sát, kết quả cho thấy:

• 82% gặp vấn đề vì không có hệ thống giao việc

• 78% do lãnh đạo thiếu kỹ năng coaching

• 74% do thiếu chuẩn công việc

• Chỉ 32% do nhân viên yếu năng lực

Như vậy, 68% nguyên nhân xuất phát từ chính lãnh đạo và hệ thống vận hành. Khi hệ thống mơ hồ, nhân viên dù có năng lực cũng khó mà chủ động.

Hậu quả của đội ngũ không chủ động đối với doanh nghiệp

1. Sự phụ thuộc vào sếp – doanh nghiệp phát triển theo “trần năng lực lãnh đạo”

Sếp giỏi → công việc chạy.
Sếp bận → mọi việc dừng.
Sếp nghỉ → doanh số chững lại.

Doanh nghiệp không thể vượt qua khả năng của người sáng lập nếu đội ngũ không tự vận hành.

2. Năng suất kém, sai sót lặp lại

Không có chuẩn thì chất lượng không ổn định. Sai một lần → nhắc. Sai lần thứ năm → sếp làm luôn. Điều này làm doanh nghiệp mất nhiều thời gian, chi phí và cơ hội.

3. Nhân sự thiếu trách nhiệm, không làm chủ công việc

Khi không được định hướng, nhân viên:

• Chỉ làm để đáp ứng yêu cầu

• Không dám ra quyết định

• Không dám đề xuất

• Ngại chịu trách nhiệm vì sợ bị trách

4. Không thể mở rộng hoặc scale

Muốn mở rộng cần:

• Quy trình

• Chuẩn công việc

• Đội ngũ tự chủ

• Người quản lý biết dẫn dắt

Nếu đội ngũ bị động, việc mở rộng chỉ kéo theo rủi ro, không tạo ra tăng trưởng.

5. Sếp kiệt sức – doanh nghiệp phát triển chậm

Lãnh đạo phải:

• Theo dõi mọi việc

• Giải quyết mọi vấn đề

• Kiểm tra mọi chi tiết

• Luôn trong trạng thái “cứu hỏa”

Điều này khiến sếp không còn thời gian làm chiến lược, mất năng lượng và dễ kiệt sức.

Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển hóa đội ngũ từ bị động sang chủ động

1. Nâng cấp năng lực coaching của lãnh đạo

Coaching giúp nhân viên tư duy độc lập, tự giải quyết vấn đề. Lãnh đạo cần:

• Sử dụng mô hình GROW

• Đặt câu hỏi mở

• Hướng nhân sự tự tìm giải pháp

• Khuyến khích tư duy phản biện

Coaching đúng cách sẽ chuyển đổi nhân viên bị động thành nhân sự tự chủ.

2. Thiết lập chuẩn công việc: KPI – JD – SOP – tiêu chuẩn chất lượng

Chuẩn công việc giúp nhân viên biết:

• Làm gì

• Làm như thế nào

• Làm đến đâu là đạt

Khi có chuẩn, nhân viên có thể tự làm mà không cần chờ lãnh đạo.

3. Chuẩn hóa hệ thống giao việc: SMART – 5W1H – RACI – OKR

Bốn yếu tố cần có trong một giao việc hoàn chỉnh:

1. Mục tiêu cụ thể

2. Đầu ra đo lường được

3. Tiêu chuẩn chất lượng rõ

4. Thời hạn cụ thể

Thiếu một trong bốn yếu tố, nhân viên sẽ không thể chủ động.

4. Xây dựng hệ thống vận hành nhân sự

Bao gồm:

• Quy trình

• Lộ trình thăng tiến

• Tài liệu đào tạo nội bộ

• Bộ tiêu chuẩn đánh giá định kỳ

• Hệ thống theo dõi hiệu suất

Hệ thống mạnh giúp doanh nghiệp vận hành bằng quy trình – không phụ thuộc cá nhân.

5. Đào tạo đội ngũ quản lý

Quản lý cấp trung chính là “lớp giữa” đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru. Khi quản lý mạnh:

• Văn hóa chủ động được lan tỏa

• Nhân sự được dẫn dắt đúng

• Lãnh đạo tập trung vào chiến lược

• Doanh nghiệp phát triển bền vững

Bảng so sánh: Doanh nghiệp có hệ thống với không có hệ thống

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao nhắc mãi mà nhân viên vẫn không chủ động?
Vì họ không hiểu kỳ vọng rõ ràng và không có chuẩn để bám vào.

2. Coaching có quan trọng với doanh nghiệp nhỏ không?
Càng nhỏ càng cần, vì coaching giúp nhân viên trưởng thành nhanh hơn.

3. Không có SOP có ảnh hưởng đến sự chủ động của nhân viên không?
Có. Không có SOP → không có chuẩn → không thể chủ động.

Kêu gọi hành động

Nếu bạn muốn xây dựng một đội ngũ chủ động, trách nhiệm và có hệ thống, hãy bắt đầu từ việc nâng cấp năng lực coaching và chuẩn hóa vận hành nhân sự.

Bạn cần mẫu JD – KPI – SOP chuẩn?
Hoặc cần tư vấn xây hệ thống nhân sự toàn diện?

Hãy để lại lời nhắn – tôi sẽ hỗ trợ bạn xây dựng đội ngũ chủ động và doanh nghiệp vận hành tự động.